Egy beszerzési folyamat sokszor nem a feladatok bonyolultsága miatt csúszik meg. Elég hozzá egy tisztázatlan felelősség, egy elfelejtett határidő vagy egy e-mail, amely nem jutott el időben a megfelelő munkatárshoz. Ha a következő lépéshez külön egyeztetésre és utánajárásra van szükség, a folyamat könnyen megtorpanhat.
A CPS egy rendszerbe szervezi a beszerzéshez kapcsolódó feladatokat, résztvevőket, határidőket és felelősöket. A munkatársak értesítést kapnak a hozzájuk tartozó teendőkről, így a feladatok továbbítása és követése nem külön vezetett listákon vagy továbbküldött e-maileken múlik.
A rendszer támogatja:
az egyéni és csoportszintű feladatkiosztást,
az ad hoc feladatok kiosztását,
a feladatokhoz kapcsolódó határidők kezelését,
az automatikus értesítéseket,
a folyamatok nyomon követését.
Az átlátható feladatkezelés a napi együttműködést is segíti: követhetővé válik, hol tart a beszerzés, ki felel a következő lépésért, és mikorra kell elvégeznie a feladatát. Ez közös kapaszkodót ad a folyamatban részt vevő munkatársaknak.
Egy jól szervezett beszerzési folyamatban a következő lépésnek egyértelmű felelőse és határideje van. A CPS ezt a szervezettséget támogatja a mindennapi működésben.
