A vállalatok működésük során egyre nagyobb mennyiségű és egyre összetettebb adatokat halmoznak fel. Ahhoz, hogy a tárolt adatok igazi értéket képviseljenek, szükség van azok strukturálására, hiszen így nyerhető ki belőlük hasznos információ. A nyers adathalmazból történő strukturált információ kinyeréssel foglalkozik az adatmenedzsment.
Az adatmenedzsment felöleli ennek az információkinyerésnek a folyamatát, mely magában foglalja az adatok létrehozásának, összegyűjtésének, átalakításának, megosztásának, védelmének, dokumentálásának és megőrzésének feladatait.1 Sokan az adatot olyannak tekintik a mai modern gazdaság szempontjából, mint amilyen az olaj volt a 20. században, azzal a lényeges különbséggel, hogy míg az olaj fogy, az adat rendkívüli mértékben nő.2
A beszerzési adatmenedzsment az a folyamat, amely során az áruk vagy szolgáltatások3 külső forrásból történő beszerzésével kapcsolatos összes információt összegyűjtik, rendszerezik és kezelik. Mivel a beszerzés több, mint egyszerű vásárlás – az idők során szerteágazó, komplex tevékenységgé vált, mivel maguk a beszerzés tárgyai is egyre összetettebbek –, az adatmenedzsmentnek a folyamat teljes egészére ki kell terjednie annak érdekében, hogy jó döntések születhessenek a szervezetben. A beszerzési adatok a szervezeten belülről és kívülről származó pénzügyi és tranzakciós információk gyűjteménye. Beszerzési adatok gyűjthetők többek között szállítói szerződésekből, megrendelésekből, ajánlatkérésekből, szállítói értékelésekből, de ahhoz, hogy ez az adatgyűjtés és feldolgozás hatékonyan hasznosuljon, szoftveres megoldásokra van szükség.4
A belső adatvagyont a szervezet által használt informatikai megoldások tárolják, illetve ezekből származnak. Gyakran előfordul, hogy a vállalkozások egynél több tranzakciós adatbázist használnak, például vállalatirányítási rendszereket (ERP) vagy számviteli szoftvereket. A beszerzők felhasználhatják a beszállítóktól vagy a különböző üzleti egységek által közvetlenül szolgáltatott adatokat, illetve a főkönyvi vagy egyéb pénzügyi nyilvántartások adatait is. A külső adatvagyon minden olyan adatforrás, amely a vállalat saját adatbázisán kívülről származik. Ezek lehetnek nyilvánosan, az interneten elérhető rendszerek, melyek például a beszállítókra, a nyersanyagárakra, árukra, szolgáltatásokra vonatkoznak. Mindezen adatok aztán felhasználhatók olyan jelentések, elemzések készítésére, amelyek segítik a szervezeteket a jobb döntések meghozatalában.5
A beszerzési adatok hatékony kezelése elengedhetetlen a külső beszállítóktól származó anyagok és szolgáltatások beszerzési folyamatában (gondoljunk például arra, hogy mi minden szükséges ahhoz, hogy egyáltalán legyen elképzelésünk a becsült árról), és számos további előnye van annak, ha a vállalat naprakész, könnyen elérhető adatokkal rendelkezik. A naprakész beszerzési információk az alábbiakhoz járulhatnak hozzá:
hatékonyság növelés
költség csökkenés
teljesítési folyamtok követhetősége, jobb megértése
kockázatkezelés
megalapozottabb döntéshozatal
versenyelőny.6
A beszerzési igény felmerülésétől a kifizetésig tartó folyamat alatt számos adat keletkezik. A beszerzési adatok elemzésére általában azért van szüksége a szervezeteknek, hogy átfogó képet kapjanak a beszerzési kiadásokról. A kiadások és beszerzések elemzése sokkal többről szól, mint csupán az adatok megjelenítéséről. Gyakori tévhit, hogy a beszerzések elemzése csak a ráfordítás elemzésére vonatkozik. A beszerzési elemzés lehetővé teszi a kategóriamenedzserek számára, hogy azonosítsák a megtakarítási lehetőségeket, rangsorolják a beszállítókat, kezeljék a fenntarthatósági szempontokat, valamint fejlesszék a beszállítói kapcsolatokat. A különböző kimutatások révén figyelmeztetést kaphatnak a beszerzők, ha a szerződéseket újra kell tárgyalni, illetve adatokat kaphatnak a szállítói tárgyalásokkal kapcsolatban.7
A beszerzési adatelemzés teszi lehetővé, hogy felszínre kerüljenek a belső működéssel kapcsolatos kritikus pontok, illetve, hogy látható legyen a leterheltség. A beszerzési folyamat adatai általában több különböző részlegtől származnak a vállalaton belül, az adatok elemzése lehetővé teszi a beszerzési szervezetek számára, hogy munkafolyamatokat kapcsoljanak össze a teljes vállalaton belül az átfutási idő pontos ábrázolása érdekében. Az átfutási idők részekre bontása lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy felszínre hozzák a belső működés szűk keresztmetszeteit, amelyek kritikusak lehetnek a hatékonyságra nézve. A részletes elemzés túlmutat a tranzakciós jelentéseken, lehetővé teszi annak meghatározását, hogy mely csapatok vagy egyes alkalmazottak hosszabbítják meg a jóváhagyási folyamat idejét.8
A beszerzési adatelemzés segítségével a beszerzési szervezetek könnyebben át tudják tekinteni a vállalat szerződéseit. Az összes szerződés lejártának nyomon követése sok szervezet számára jelent nehézséget. Nem ritka, hogy a beszerzők értékes napokat töltenek azzal, hogy nyomon követik a szerződések lejáratait úgy, hogy több tízoldalnyi szerződéses információt manuálisan viszik fel táblázatokba. A különböző beszerzési rendszerek a szerződés lejárta előtt értesítést küldenek, ami nagyban megkönnyítik a beszerzők munkáját.9
Érdekes, egyben tanulságos eredményt közölt a beszerzes.hu portál arról, hogy a mesterséges intelligenciát megkérdezte, mik a beszerzési vezetők legnagyobb kihívásai ma Magyarországon.10 A beszerzési vezetők egyik legnehezebb feladata a költségcsökkentés elősegítése, hiszen nekik a lehető legkedvezőbb áron szükséges elérniük a kitűzött céljaikat. Abban az esetben, ha a megfelelő adatok rendelkezésre állnak, a beszerzők össze tudják hasonlítani a különböző beszállítók ajánlatait, annak érdekében, hogy megtalálják a legkedvezőbbet, ezzel biztosítva a versenyképességet és a legkedvezőbb beszerzési lehetőséget. Egy beszerzési vezetőnek szükséges meghatároznia a kockázatokat és megoldást kell kitalálnia azok kezelésére. Ehhez a beszerzési vezetőnek rendszeresen ellenőriznie szükséges a beszállítók működését, hogy biztosítsa, a beszállítók megfelelően teljesítenek, és hogy a termékek vagy szolgáltatások minősége megfelelő. A beszerzési vezetőknek továbbá szükséges hatékony módszereket alkalmazniuk a beszerzési folyamatok optimalizálásához, ezzel javítva a szervezet teljesítményén. A beszerzési folyamatok optimalizálása érdekében a vállalatok kiépíthetnek egy hatékony beszerzési rendszert, amelyben a beszerzési folyamatok átláthatóak és megfelelnek a szabályoknak, továbbá megfelelő szoftvereket használhatnak a beszerzési folyamatok automatizálására, hogy csökkentsék az emberi hibák esélyét és növeljék a hatékonyságot.
Mit tud a Clarity nyújtani?
Miként ezt az MI is javasolja, egy jó beszerzést támogató rendszer nagy segítség a szervezetek számára, hiszen használatával átláthatóbb a teljes beszerzési folyamat, illetve a rendszerben kezelt adatok felhasználásával különböző elemzések készíthetők.
A cégünk által fejlesztett CPS (Clarity Procurement System) rendszer teljeskörű megoldást nyújt a beszerzési folyamatok és tevékenységek digitalizációjára. A termék immár több, mint 5 éves múltra tekinthet vissza, és a 2023. évben megvalósított fejlesztések eredményeként létrejött a 3.0-ás verziója. Mindig is fontosnak tartottuk, hogy az eszköz eredményesen szolgálja ki a működési folyamatokat, és ezzel párhuzamosan biztosítsa az információk strukturált kezelését, a hatékony beszerzési adatmenedzsmentet. Ezek a szempontok az új termékben még hangsúlyosabban érvényre jutottak.
A CPS új verziója változatlanul a beszerzési életciklusok lefedésére fókuszál, de immár szélesebb körben, bővebb funkcionalitás mellett képes támogatni a (köz)beszerzési tevékenységeket. A tervezést, az igénylést, az eljárás lefolytatást és a szerződéskezelést támogató fő modulok a beszerzési tervtől kezdve a teljesítés igazolás és számla információkat is magukban foglaló beszerzési láncot képesek most már lefedni, és mindezt a láncolatot megjeleníteni egy grafikus felületen. Az alap modulok pedig kiegészülnek egy korszerű, könnyen – akár a megrendelő által is – testre szabható riporting eszközzel.
Miként a fentiekben bemutattuk, az adatnak rendkívül nagy értéke van a beszerzési-ellátási lánc menedzsmentben. CPS alkalmazásunkkal nem csak könnyebben áttekinthetők a folyamatok és minden lényeges információ (adat, dokumentum) gyorsan, egy helyen elérhető, de a rendszerben kezelt adatokból olyan dashboardok készíthetők, amelyekkel elemezhetővé is válik minden, ami beszerzéssel kapcsolatos.
Dashboardjaink – amellett, hogy felhasználóbarátak, könnyen kezelhetők, informatívak – gyors áttekintést adnak és támogatják a döntéshozókat a szervezet irányítási feladatainak ellátásában, legyen az tervezési, végrehajtási, kontrolling vagy szervezetfejlesztési feladat:
a riportok segítségével különböző dimenziók szerint elemezhetővé válnak a beszerzési adatok, pl. az igénylő szervezeti egység, a beszerző személye vagy beszerzési kategória szerint. Ez a kimutatás egyrészt segíthet abban, hogy mely területeken, milyen tárgykörben gyakoriak a beszerzések, és ebből kiindulva akciók is megfogalmazhatók arra, hogy miként lehetne ezeket optimalizálni. Másrészt képet kaphatunk munkatárs vagy szervezeti egység leterheltségre vonatkozóan is;
a dashboard lehetőséget biztosít a szervezet számára, hogy áttekintse mennyi volt a tervezett és az elindított beszerzések száma, illetve értéke, valamint hogy hol tartanak a beszerzési folyamatok, mely kimutatások a tervszerű működést segítik elő. Pénzügyi szempontból is kritikus információ, hogy a tervezett kerethez képest hol tartanak a lekötések, keretfoglalások, és kell-e esetleg átcsoportosítással, maradvánnyal tervezni;
a tényleges és a tervezett összegek összehasonlításával lehetőség van megtakarítások megtekintésére is, ami hatékonysági elemzéseket tesz lehetővé;
az aktuális és a tavalyi évi számok összehasonlítása szintén hasznos tud lenni akár a szervezet működési hatékonysága, akár a beszerzési volumen változásainak vizsgálata szempontjából;
az eszköz segítségével megtekinthető a beszerzési folyamatok átlagos átfutási ideje, ami egyrészt a tervezhetőség miatt kiemelkedően fontos, másrészt az elhúzódó folyamatok szervezeti működési problémákra világíthatnak rá.
A sok elemzési lehetőség közül párat részletesebben is bemutatunk az alábbiakban:
Átfutási idők
Általában a beszerzéseket különböző szervezeti egységek közreműködésével kell megvalósítani (pl. műszaki, jogi, pénzügyi, beszerzési), ebből kifolyólag minél komplexebb a szervezeti struktúra, annál összetettebbek a beszerzés tervezési, előkészítési, jóváhagyási, lebonyolítási folyamatok. És természetesen a szervezeti méret és működési komplexitás növekedésével általában együtt jár, hogy nő a beszerzések számossága, mindez pedig egyre nehezebben menedzselhető beszerzési tevékenységeket eredményez. (Az állami szférában ehhez még hozzávehetjük a folyamatokba beékelődő különböző külső engedélyezési lépéseket is, amely tovább növeli a beszerzésekre fordítandó időt és energiát.)
Ha nincs valós képünk a szervezetünkben zajló folyamatok átfutási idejéről, akkor sem tervezni, sem kontrolálni nem tudjuk azokat, ez pedig jelentős veszélyeket hordoz magában: az esetleges késedelmek a költségek növekedéséhez, ellátási zavarokhoz, határidők elmulasztásához vagy üzleti vállalkozás esetén akár bevételkieséshez is vezethetnek.
Akkor van megbízható, naprakész információnk a folyamatok átfutásáról, ha van egy olyan szoftverünk, amely kezeli ezeket. A CPS fókuszában a workflow áll, a riporting modul számára így rendelkezésre állnak a szükséges adatok. Megoldásunk segítségével nem kell bonyolult excel táblákat tanulmányozni, hanem csak rá kell tekinteni az Átfutási idők dashboardra, ahol az időtartamok szemléletesen megjelennek:
Az átfutási idők szakaszokra bontása lehetővé teszi a belső működés kritikus pontjainak feltárását, illetve lehetőség van a problémás ügyletek áttekintésére is.
Pénzügyi tervezhetőség
A beszerzéssel összefüggésben a különböző pénzügyi vonatkozásoknak is fontos szerep jut, ezek közül leginkább a büdzsé tervezhetősége emelkedik ki. A költségvetés megszabja, hogy mi a rendelkezésre álló keret, erre értelemszerűen a beszerzések során figyelemmel kell lenni. Ahol költségvetési tervsorok mentén történik a gazdálkodás, ott a beszerzéseket (és ezek elemeit, mint pl. a beszerzési tervsorokat, igényeket, eljárásokat, szerződéseket, megrendeléséket, számlákat stb.) költségvetési tervsorhoz kell kapcsolni, hogy követhető legyen a költségvetési sorok pénzügyi foglalása. A Keretfigyelés dashboard ezt a célt szolgálja:
A dashboardon megjeleníthető a költségvetési keretösszeg, az ebből befoglalt összeg, illetve a keretösszeg kihasználtsága, valamint az adatok lefúrásával a konkrét beszerzések is kilistázhatók, amelyek az adott tervsorhoz lettek kapcsolva. (Az eszköz a közeljövőben bővül a költségvetési tervezési komponenssel, de ennek hiányában külső adatforrás betöltésével is biztosítható a riport megjelenítése.)
Összefoglalás
A korszerű szervezetirányítás megköveteli az adatokon alapuló döntéseket, ami azt jelenti, hogy naprakész információk nélkül nem lehet megalapozottan dönteni. Tapasztalataink szerint az információk előállítása akár a szervezet méretének növekedése nélkül is egyre nehézkesebb, mert önmagában az idő előrehaladtával is folyamatosan nő az információtömeg. Ha az adatok kinyerése nagyobb részt manuális úton történik, akkor az információk óhatatlanul pontatlanok lesznek, és minél nagyobb adattömeget kell kezelni, annál nagyobb a torzulás veszélye. Az excel táblák csak ideig óráig jelentenek megoldásokat, egy ponton pedig áttekinthetetlenné és/vagy menedzselhetetlenné válnak. A valódi adatmenedzsment az automatizmusoknál kezdődik, amelyeket a korszerű információs rendszerek nyújtanak.
