Az elmúlt évtizedekben az állami szférában is hangsúlyos szerepet kapott a szervezeti folyamatok újragondolása, optimalizálása és ezzel párhuzamosan a tevékenységek digitalizációja. A digitalizáció ugyanakkor elsősorban azokon a területeken tudott látványosan fejlődni, ahol az általános jellegű, sztenderdizáltható tevékenységeket kellett informatikai eszközökkel támogatni. Ezek nem meglepő módon főként a back-office jellegű, lényegében minden szervezet által elvégzendő és a jogszabályok által jól definiált feladatokra terjedtek ki, mint pl. a HR, a pénzügy, számlázás vagy az iratkezelés. Az ilyen tevékenységek elvégzése ma már elképzelhetetlen szoftveres támogatás nélkül, és a piacon széles körben állnak rendelkezésre ezeket kiszolgáló, a közszféra működéséből adódó specifikummal is rendelkező megoldások. Megjegyezzük, éppen ez a fajta széles körű piaci elérhetőség (társulva az adott üzleti területtel vagy szakterülettel kapcsolatos szállító oldali komplex domain tudással) segítette elő ezen ICT megoldások térnyerését.
Vannak azonban olyan back-office tevékenységek is, amelyeknél a digitalizációra a költségvetési szervezeti keretek között eddig nehézkesebben, lassabban tudott sor kerülni. Meglátásunk szerint ebbe a körbe tartozik a beszerzés támogatás is, amelyre a közszférában jelenleg a hibridnek tekinthető megoldások jellemzőek: azaz részben papír alapú, részben e-mailes kommunikáció, hagyományos irodai alkalmazásokkal támogatva valósul meg. Pedig ezen a téren is vannak már korszerű informatikai megoldások, amelyekkel csökkenthetők a szervezet adminisztrációs terhei és növelhető a hatékonyság.
A gazdasági válság és az emiatt szükségessé váló gazdálkodási megszorítások még inkább rávilágítanak arra, hogy a költségvetési keretek tervezése és tartása sokrétű, komplex feladata egy szervezetnek, amely nem biztosítható kizárólag pénzügyi kontrolling módszerekkel, illetve eszközökkel. A nagyvállalati működésnek szerves része a beszerzési és a pénzügyi terület szoros együttműködése mellett ezen tevékenységek átfogó informatikai támogatása is, érdekes kérdés, hogy hazánkban miért van még ezen a téren lemaradásban az állami szféra. Tapasztalataink szerint a beszerzési és gazdasági vezetők esetében ugyanis államigazgatási körökben is egyre inkább megnőtt az igény arra, hogy
a beszerzések (mind a tevékenységek, mind a költések tekintetében) tervezhetők és nyomon követhetők legyenek,
az aktuális információk rendelkezésre állása révén legyen lehetőség terv/tény elemzésekre, az egybeszámítási szabályok vizsgálatára, gyorsabb döntéshozatalra, elakadások esetén a beavatkozásra,
a külső és belső szabályozóknak megfelelő végrehajtás mellett a szervezet (köz)beszerzési folyamatai gyorsabbá váljanak, a státuszok követhetők legyenek,
az igényléshez vagy más tevékenységekhez használt formanyomtatványok megfelelően legyenek kitöltve és a szükséges mellékletek legyenek csatolva a felesleges iterációk elkerülése érdekében.
Ezen igények informatikai eszközökkel történő kiszolgálása természetesen többféle módon megvalósítható. A legújabb nemzetközi tapasztalatok és jó gyakorlatok azonban egyre inkább azt mutatják, hogy ahol csak lehetséges, egyedi fejlesztés helyett a kész (dobozos) termék vásárlása és szükség szerinti testreszabása a célravezető. (Ennek okai között elsőhelyen említhetjük egyrészt éppen a fentebb ismertetett költségvetési, tervezhetőségi szempontokat, másrészt a jelentős erőforrás- és időigényt, amely megrendelői oldalon keletkezik egy „nulláról” specifikált és kifejlesztett informatikai rendszer esetében.)
Ám nézzük meg, mi történik akkor, ha a késztermék olyan low-coding platformon* íródott, aminek a technológiája biztosítja a gyors testreszabást. Erről szól ez a tanulmány.
Low-coding platform meghatározása: olyan szoftverfejlesztői eszközrendszer, amely az üzleti alkalmazások gyors előállítását teszi lehetővé minimális kódolással, illetve minimális beállítási, képzési és telepítési ráfordítással.1 Ezek a platformok a szoftver létrehozásához grafikus felületet biztosítanak, amellyel jelentős mértékben lerövidíthető a fejlesztési folyamat.
Nemzetközi kitekintés
A Forrester egyik tanulmányában azt elemezte, hogy az ún. prescriptive low-code platformon létrehozott alkalmazások ötvözik a dobozos termék és a low-code által kínált előnyöket.2 „A low-code eszközök gyors szállítást tesznek lehetővé, a prescriptive low-code még gyorsabbat.” A covid időszakában a megnövekedett IT igények gyors kiszolgálása került előtérbe. Ekkor vált nyilvánvalóvá, hogy azok a szállítók, akik low-code alapon előkészített, kész funkcionalitásokkal, alkalmazás blokkokkal, sémákkal rendelkező terméket kínáltak, komoly vetélytársként tudtak fellépni a hagyományos nagy szállítókkal szemben is. Azok a megrendelők ugyanis, akik testre szabott terméket kívántak bevezetni, szembesültek azzal, hogy ennek komoly időigénye van a hagyományos szoftverek esetében. A két módszer között eltérő fejlesztési filozófia áll: míg a hagyományos dobozos termék magát a megoldást helyezi előtérbe (package-first), addig a prescriptive low-code filozófiája az, hogy az építkezést lehessen minél gyorsabban elvégezni az eszközben, és egyúttal rendelkezésre álljanak olyan előkészített elemek (lényegében Lego kockák), amelyek még jobban meggyorsítják ezt (development-first).
Az ilyen eszközök célja tehát egyesíteni azokat az előnyöket, amelyeket egy dobozos termék kínál azzal, amit egy low-code fejlesztői keretrendszer képes biztosítani. A legnagyobb értéke az ilyen szoftvereknek abban rejlik, hogy jelentősen meggyorsítja az ügyfél egyedi igényeire történő testreszabást, illetve biztosítja a további építkezési lehetőségeket is.
Mik a hazai tapasztalataink, mit tud ezen a téren a Clarity nyújtani?
A Clarity Consulting Kft. lényegében megalapítása óta (2001) kiemelten foglalkozik a beszerzések, közbeszerzések informatikai támogatásával, a folyamatok elektronizációjával. A (köz)beszerzést támogató, moduláris felépítésű CPS (Clarity Procurement System) szoftverünk létrehozásakor fontos szempont volt, hogy mindezt az üzleti specifikus domain tudást egy termékben ötvözzük és olyan platformot válasszunk, amely amellett, hogy teljeskörűen képes megoldást nyújtani a beszerzési folyamatok és tevékenységek digitalizációjára, egyúttal biztosítja az egyedi igények gyors kiszolgálását is. Ezt amiatt ítéltük lényegesnek, mert tapasztalataink azt mutatták, hogy bár vannak általánosnak tekinthető, a jogi szabályozásból vagy a különböző jó gyakorlatokból adódó „sztenderd” megoldások, de jelentős eltérések figyelhetők meg abban, hogy a szervezetek ténylegesen hogyan valósítják meg a beszerzéseiket, ezeket milyen feladatok végrehajtásával teszik, a folyamatban mely szereplők, milyen pontokon, milyen szerepkörben vesznek részt. Talán éppen ez a fajta folyamatmenedzsment megközelítés hiányzik ahhoz, hogy a beszerzést támogató szoftverek elterjedtebbek legyenek a közigazgatásban? Szerintünk igen.
Beszerzési rendszerünket a fentebb részletezett sajátosságok hangsúlyozásával úgy alakítottuk ki, hogy a Kbt. és a legjobb gyakorlatok alapján legyenek benne „gyárilag” előkészített folyamatok, űrlapok és az eljárásokhoz kapcsolódó egységes dokumentumkezelés, és egyúttal a gyors testreszabási lehetőség is adott legyen. A szoftverhez olyan terméktámogatási eszközök és módszertanok tartoznak, amelyek révén a bevezetés igen rövid átfutási idő alatt elvégezhető.
A CPS alkalmazás a tervtől az igénykezelésen és az eljárás lebonyolításon keresztül a szerződések kezeléséig négy modulban átfogóan támogatja a (köz)beszerzési tevékenységeket. A rendszer workflow alapú, low-coding platformon került kialakításra a már többször hivatkozott gyors testreszabás, és adott esetben további folyamat/feladattámogatás implementálása érdekében.
A gyakorlatban az eszköz bevezetésére általában az igény vagy a szerződés modul megvalósításával kerül sor, és innen lehetséges a további építkezés a többi beszerzési folyamat (illetve ezeket kiszolgáló modulok) irányában, amennyiben a megrendelői környezetben ez indokolt.
Hogyan működik a gyakorlatban a bevezetés?
Az igényfelmérés a termék kész funkcionalitásai és dokumentációi alapján néhány egyeztetési alkalom alatt elvégezhető. Ennek során át tudjuk tekinteni közösen az ügyféllel az előre elkészített folyamatokat, űrlapokat, főbb rendszer logikákat, és meg tudjuk közösen határozni azokat a pontokat, amelyeknél testreszabási igény merül fel (GAP elemzés). A specifikáció elkészítése és elfogadása ezt követően pár nap alatt elvégezhető, 1-1 modulra vetítve a GAP elemzési és specifikációs szakasz 2-3 hét alatt befejezhető. Az ezt követő testreszabás a platform képességeit kihasználva szintén lényegesen gyorsabb, mint egyedi fejlesztéssel vagy egy komplexebb dobozos termék esetén (pl. egy nagyvállalati megoldásnál), ez szintén megvalósítható 2-3 hét alatt.
Összeségében tehát 4-6 hét alatt a megrendelő megkapja átvételi tesztelésre az igényeire szabott workflow alapú rendszermodult!
Egyik ügyfelünknél első lépcsőben a beszerzési igénykezelési és a közbeszerzési értékhatár alatti beszerzési eljárások lefolytatásának folyamataira vezettük be a CPS-t. A bevezetés során teljeskörűen hozzáigazítottuk az eszköz folyamatkezelését a szervezet belső működéséhez, mely a résztvevők és a jóváhagyási pontok számát, a kezelt űrlapok összetettségét tekintve komplexnek tekinthető. Következő lépcsőben integráltuk az igénykezelést az SAP vállalatirányítási rendszerrel, valamint kiterjesztettük a közbeszerzési és szerződéskezelési folyamatokra a rendszertámogatást. Emellett – a platform low-coding adottságai és workflow motorja segítségével – egyedi implementációra került sor a beszerzéshez kapcsolódó egyes pénzügyi folyamatok támogatása érdekében. Fontos megemlíteni, hogy általában az erős pénzügyi fókuszú szoftverek a tapasztalatok szerint nem tudnak olyan jellegű támogatást nyújtani a beszerzési területnek, amelyre annak valójában szüksége van. A legjobb megoldás meglátásunk szerint a különböző célú megoldások integrációjával érhető el. (Így történt ez ebben az esetben is, amikor az SAP integrációval az SAP nyújtotta előnyöket is kiaknázhatta az ügyfél, és egyúttal arra a fajta folyamattámogatásra is szert tehetett, amelyre a CPS képes.)
A visszajelzések alapján a CPS az ügyfél alábbi problémáinak megoldásához járult hozzá:
Az eszköz bevezetése előtt gyakori volt, hogy az igényléshez használatos különböző formanyomtatványokat a munkatársak hibásan, hiányosan töltötték ki (vagy adott igényhez nem a megfelelő űrlapot használták), és a beszerzési szabályzattal összhangban álló működés elérése számos iterációval járt, ami értelemszerűen az ügyek elhúzódásához vezetett (nem beszélve az ilyenekből adódó munkahelyi konfliktusokról).
A CPS bevezetését követően megszűntek a formanyomtatványok hiányos kitöltéséből fakadó többlet iterációk, ezáltal hatékonyabbá vált az igénylés folyamatához kapcsolódó feladatvégzés.
Szintén visszatérő probléma volt, hogy a szükséges mellékletek csatolása elmaradt (pl. becsült érték alátámasztása, műszaki tartalom, egybeszámítás vizsgálat eredménye), ami szintén az előző pontban írt következményekkel járt.
A rendszerbe épített ellenőrzési funkcióknak köszönhetően minden egyes folyamatlépésre meghatározhatók az elvárt csatolmányok, így adott esetben a rendszer nem engedi tovább léptetni a folyamatot, amíg nincsen a szükséges melléklet csatolva.
Ha a folyamatkezelés nincs informatikai úton támogatva, nem ritka az az eset, hogy az igény, vagy akár egy beszerzési/közbeszerzési eljárás valamely anyaga nem a megfelelő személynek kerül elküldésre, illetve egy jóváhagyási láncolat esetén nem a megfelelő sorrendben kapják meg az érintettek azt. Ez a folyamat elakadásához, lelassulásához, a szabályzat értelmezésével elfecsérelt időhöz vezethet, amelyet az eszköz bevezetésével sikerült eliminálni.
A CPS-ben a külső és belső szabályozásoknak megfelelően épülnek fel az igénylések, illetve eljárások, melynek során az ügyfél működési sajátosságai figyelembe vehetők. Ez garantálja a folyamatok megfelelő lefutását.
Az ügyfél több telephellyel rendelkezett és az iratok utaztatása ezek között jelentős idő- és költség ráfordítással is járt. Az ügykezelés elektronikus csatornára történő terelése már önmagában ezen tényező kiiktatása miatt jelentős megtakarítással járt, nem beszélve arról a kockázatról, ha elveszik egy irat, vagy annak sürgőssége esetén is még arra kell várni, hogy mikor bontják fel, érkeztetik, illetve továbbítják a megfelelő személynek (aki esetleg éppen szabadságon van).
Ezzel szemben a CPS rendszerben elvégzett feladat (beleértve a csatolmányokat is) a következő másodpercben már annál a csoportnál vagy munkatársnál van, akinek tovább kell vele foglalkoznia, ezzel gyorsítva és biztonságossá téve a feladatvégzést.
Nem elhanyagolható tényező egy szervezet esetében az a fajta frusztráció, ha a munkatársak úgy élik meg, hogy igényeik egy feketedobozba kerülnek: nem tudják, hogy ki, mikor foglalkozik az igényükkel, hol tart a folyamat, mikorra várható annak elbírálása, kit kell adott esetben megkeresni, hogy információt szerezzen ügye állásáról.
A CPS ezt a feketedoboz effektust feloldja, hiszen a feladatkezelési funkcionalitása révén nyomon követhető, hogy hol tart a folyamat, illetve, hogy éppen kinél van valamilyen feladat. A gyorsabb ügymenetet segítik elő a különféle automatikus tájékoztatások és a határidőkezelés is, amely révén a felhasználónak nem kell mindig ránéznie a rendszerre, hogy van-e új feladata, illetve a határidők alapján tudja feladatait ütemezni.
Sok esetben problémát jelentett mind a beszerzési, mind a pénzügyi terület, illetve ezáltal a szervezet felsővezetése számára, hogy nem voltak átláthatók a beszerzéssel kapcsolatos információk, a kritikus elakadások, és így nem volt biztosított a beszerzések megfelelő kontrollja.
A rendszer megoldást nyújt a munkatársak leterheltségének áttekintésére, az igények és eljárások átfutási idejének vagy egyéb lényeges adatainak gyors, vizuális megjelenítésére, az elakadási pontok beazonosítására, továbbá elősegíti az egybeszámítás vizsgálat elvégzését, elemezhetővé téve a beszerzési tervtől a szerződéskötésig – vagy kibővítve akár a teljesítés igazolásig – a beszerzés útját.
Amennyiben érdeklődik a beszerzési folyamatok digitalizációja iránt, kérjük látogasson el a www.beszerzesirendszer.hu oldalunkra, ahol bővebb információkat találhat. Ismerje meg termékünket, kérjen rendszer bemutatót a weboldalon szereplő demóigényléssel vagy vegye fel velünk a kapcsolatot elérhetőségeinken keresztül! Április elejére webinart is szervezünk, érdeklődését már most jelezheti az oldalunkon.
