Mit jelent az RPA? Mi az a szoftverrobot?
A Robotic Process Automation (röviden RPA) magyarul a robotizált folyamatautomatizálást jelenti. Az irodai munkafolyamatok egyszerűbb, rutinszerű feladatainak elvégzésére kínál fejlett technológiai megoldást.
Fő célja különböző, gyakran ismétlődő, szabályokon alapuló tevékenységek, folyamatok automatizálása az alkalmazottak munkájának kiegészítése, segítése, értékteremtőbb tevékenységeik növelhetősége érdekében.
A lefejlesztett szoftverrobotok képesek végrehajtani előre definiált feladatokat, meghatározott szabályok mentén utasításokat elvégezni.
A használatban lévő robotok háttérben, szervereken vagy felhasználói gépeken dolgoznak. Ezt úgy kell elképzelni, ahogy egy hús-vér adminisztrátor dolgozik: a számítógép grafikus felületét használva a robot mozgatja a kurzort és képes megtenni mindent, amit egy ember tesz egy képernyőn vagy alkalmazásban.
A szoftverrobotok virtuális emberként dolgoznak, akár saját felhasználónévvel és jelszóval használhatják a cég szoftvereit.
Jelenleg több RPA szoftver is elérhető, amelyek alapjaiban hasonlóak, de többé-kevésbé eltérő funkcionalitással, egyéni tulajdonságokkal bírnak.

Mire lehet használni egy szoftverrobotot? Hogyan érdemes megvalósítani az automatizálást?
Az ipari világban egyre inkább fizikai robotok végzik a gyakran ismétlődő, monoton rutinfeladatokat. A szoftverrobotok viszont többnyire az irodai, adminisztratív munkakörökben váltják ki az emberi munkaerőt, illetve egyszerűsítik, gyorsítják a munkavégzést.
Alapvetően olyan feladatoknak az automatizálása a legcélszerűbb, amelyek sűrűn, standard módon zajlanak le. Ezzel a technológiával a leghatékonyabban (legkisebb átfutási idővel és legnagyobb FTE megtakarítással) a kis komplexitású, gyakran ismétlődő, szabályokon alapuló, manuális és kevés kivétellel azonos lefutású folyamatokat/folyamatszakaszokat/tevékenységeket érdemes automatizálni.

A robotok hatékonyan képesek az alábbi feladatokra:
- Adatokat kinyerni, rögzíteni, egyéb módon kezelni.
- Szöveget kivágni, beilleszteni, űrlapokat kitölteni.
- Excel táblázatokat szerkeszteni.
- Adatváltozásokat követni, majd értesítést küldeni.
- Adatokat, fájlokat menteni.
- E-mailt olvasni, elemezni, írni és küldeni, csatolmányt megnyitni és elmenteni.
- Weboldalakra, szoftverekbe bejelentkezni.
- Weblapokról strukturált információt gyűjteni, összehasonlítani, a kiolvasott adatokat más alkalmazásba berögzíteni.
- Az emberek számára kifejlesztett felhasználói felületet használni.
- Tranzakciókat végrehajtani.
- Kalkulációkat, számításokat, becsléseket elvégezni.
- Rendszerek között adatátadást végrehajtani, ahol nem lehet vagy nem gazdaságos a direkt interfész vagy SOA (ESB) kialakítása (pl. szakrendszerek és alaprendszerek között).
- Fájlokat létrehozni, illetve adott szabályok alapján módosítani.
- Számlát szkennelni, majd az adatokat egy könyvelő szoftverbe rögzíteni stb.

A listát még sokáig lehetne folytatni, hiszen a vállalatok különböző területein (pl. pénzügy, számvitel, HR, IT, értékesítés, ellátási lánc, …) rengeteg olyan folyamat/folyamatszakasz van, amik alkalmasak az automatizálásra.
Érdemes viszont tisztában lenni azzal, hogy nem minden feladatot tud elvégezni egy szoftverrobot, illetve nem minden feladatot érdemes robotizálni. Különböző szempontok alapján mérlegelhető, hogy egy adott feladat mennyire alkalmas az automatizálásra, figyelembe véve

- komplexitásának mértékét,
- a robotizálás által elérhető megtakarítás lehetőségeit,
- az ezeken alapuló automatizálási potenciált,
- a vállalati prioritásokat és nem utolsó sorban
- a szoftverrobotok jelenlegi korlátait.

Mindenképpen érdemes a vállalatoknak egy ad-hoc feladat robotizálása helyett első lépésként kialakítaniuk az RPA stratégiájukat.

Az RPA stratégia kidolgozásának alapját a meglévő folyamatok automatizálhatóság szempontú felsőszintű áttekintése, besorolása képezi. Maga a stratégia készítés az alábbi 4 fő lépésből áll:

A 4. lépés részeként megtörténik a prioritás felállítás, mely alapján ütemterv készül a különböző folyamatok automatizálásának megvalósításához, az egyes folyamatautomatizálási kategóriákba (pl. quick win, hosszú idejű fejlesztés folyamat optimalizálással) eső robotizálások átlagos átfutási idejének figyelembevételével.
Az RPA stratégia véghezvitele során az egyes folyamatautomatizálás kategóriákhoz tartozó, a robotizáláshoz konzekvensen lefolytatandó feladatvégzések megvalósítása garantálja csak a bevezetések sikerét. 

Mik a főbb tulajdonságai, előnyei a szoftverrobotoknak?
Alkalmazása nem kifejezetten iparág specifikus: szinte bármilyen területen alkalmazható arra, hogy nagy mennyiségben váltsa ki a humán feladatokat, azaz rendszeresen ismétlődő folyamatokat hajtson végre.

Előnyök:

• A robotok napi 24 órában képesek dolgozni, akár több, különböző folyamaton.
• Pontosan dolgoznak: a hibák kiküszöbölhetők általuk, hiszen a robot 0%-os hibaaránnyal képes dolgozni.
• Biztosítható a Compliance megfelelőség a feladatvégzéseik során: a szoftverrobotok be fogják tartani azokat a szabályokat, amiket az automatizálás megvalósítása során meghatároztak a számukra.
• Üzleti gyorsaság hatására nő az ügyfél elégedettség: jóval gyorsabban dolgoznak az embereknél, így egy adott folyamat átfutási ideje radikálisan csökkenthető.
• A technológia gyorsan és alacsony költségekkel implementálható, ráépülve a már meglévő rendszerekre, valamint a folyamatokra, amennyiben azok lefutása optimális.
• Nem szükséges a meglévő rendszerek cseréje, fejlesztése sem.
• A robotok részletesen paraméterezhetők szinte bármilyen alkalmazáshoz, weboldalhoz használhatók.
• Könnyen skálázhatók, ezzel biztosítható a működés rugalmassága.
• Jól ellenőrizhető a robotok tevékenységeinek végeredménye.
• Nő a termelékenységi nyereség (egy meghatározott egységnyi időben a feldolgozások számának növekedése párhuzamosan a folyamat ciklusidejének és az átlagos kezelési időnek a csökkenésével).
• Jelentős költségmegtakarítás realizálható általuk.
• A monoton feladatok kiváltása által a dolgozók kreatívabb tevékenységeket végezhetnek, ezáltal javulhat a munkamorál és a motiváció.
• A robot képes akár más robotokkal is együtt dolgozni, pl. egy chatbottal.

A szoftverrobotok alkalmazása az adminisztratív költségeket is jelentősen csökkentheti. Figyelembe kell venni azonban, hogy ennek mértéke nagyban függ attól, hogy milyen területen, hogyan történik a technológia alkalmazása. A költségcsökkenés 10%-tól 90%-ig is terjedhet, de a pontosabb becsléshez részletesen fel kell tárni az automatizálni kívánt folyamatot/folyamatszakaszt.

Hátrányok:
- Munkanélküliség veszélye: Bizonyos értelemben az RPA kétélű kardnak tekinthető. A hétköznapi feladatok automatizálhatók, ezáltal csökkentve az emberi hozzájárulás szükségességét. Azonban az ismétlődő feladatokra épülő munkavállalók nagyobb eséllyel elveszíthetik munkahelyüket. (Ennek elkerülése érdekében a szoftverrobotokat alkalmazó vállalatok a felszabaduló erőforrásokat átcsoportosítják az erőforráshiánnyal küzdő területeikre, illetve átképzési lehetőségeket biztosítanak az érintett dolgozóiknak.)
- A végrehajtás bonyolultsága: Az RPA még mindig az innováció korai szakaszában van, így annak bevezetése a termelési környezetbe kihívásokat jelenthet, főleg a régen fejlesztett rendszerekkel való kapcsolatok kialakításánál. Néhány megvalósítási projekt esetében az RPA eleinte ígéretesnek tűnt, ám végül nem sikerült elérnie a kívánt üzleti eredményeket, bár ezt sokszor az RPA-ra nem megfelelő folyamat(ok) robotizálása, a nem optimális lefutású, rosszul működő folyamat(ok) automatizálása, vagy a nem megfelelő mélységű specifikálásból eredő félreértések okozták.
- Gépi tanulásra és mestersége intelligencia (MI, AI) alapú öntanulásra ennél a technológiánál még csak kezdetleges lehetőség van mindamellett, hogy a szoftverrobotokat készítő cégek már gőzerővel ezek robotokba történő integrálásán dolgoznak.
- Strukturálatlan adatok kezelésére nem javasolt szoftverrobot alkalmazása.
- Komplex, egyedi problémák kreatív, hatékony megoldására jelenleg még csak az emberek képesek.

A hátrányokon felül pedig az alábbiakat is fontos szem előtt tartani:
- Apró lépésekre kell lebontani a robotizálandó feladatokat, és minden lehetséges eseményre fel kell készíteni a robotot (pl. felugró ablak, hiányzó adat).
- Ha valamit figyelmen kívül hagyunk, a folyamat könnyen hibára futhat; a robot nem folytatja tovább a feladatait, ennek elkerülése érdekében rendkívül fontos a robot által elvégzendő lépések pontos és részletes specifikálása, valamint az összes lehetséges hibaág kezelése.
- Nem minden folyamat robotizálható teljes mértékben.
- A folyamatok végrehajtása során szükséges lehet felügyelet és emberi beavatkozás: pl. hibaüzenet esetén, ami főleg a kivétel ágakon jellemző.
- A rendszerek átlátásához, üzemeltetéséhez, fejlesztéséhez továbbra is szükség lesz a humán munkaerőre.

Érdekesség:
Az Oxford Martin School – The Future of Employment című tanulmánya szerint a jövőben az alábbi 10 pénzügyi munkakört 90% fölötti valószínűséggel veszik majd át a robotok:
- Könyvelő (bookkeeping, accounting clerk)
- Könyvvizsgáló asszisztens (auditing clerk)
- Adó ügyintéző (tax preparer)
- Bérszámfejtő (payroll clerk)
- Munkaidő-nyilvántartó (timekeeping clerk)
- Számlaügyintéző (billing clerk)
- Megrendeléseket kezelő munkatárs (order clerk)
- Hitelügyintéző (loan officer)
- Beszerző (procurement clerk)
- Hitelkockázat-elemző (credit analyst)

És íme, így néz ki egy szoftverrobot működés közben, éles helyzetben:

Források:

4 percben: amit az RPA-ról tudni érdemes
Különbség a robotizált folyamatautomatizálás és a mesterséges intelligencia között
Robotizált folyamatautomatizálás
RPA: az irodákban is eljött az automatizáció kora
Miért nehéz a robotizáció, ha olyan egyszerű?
Robotizált folyamatautomatizálás – 7 megvalósult példa
Robotok pénzügyi munkakörökben
Hogyan dolgozzunk együtt gondolkodó robotokkal?
Szoftverrobotok a közigazgatásban
THE BENEFITS (AND LIMITATIONS) OF RPA IMPLEMENTATION
Pros & Cons Of Robotic Process Automation (RPA)