Clarity Mai interjúnkban a kialakult járványügyi helyzetről és annak hatásairól beszélgetünk.

Sajnos, ahogy a járvány végét, úgy annak gazdasági hatásait sem láthatjuk még. Egy biztos: a kialakult különleges helyzetben mind a cégeknek, mind munkatársaiknak teljesen új működésre kell berendezkedniük. Erről az újfajta működésről beszélgetünk Kelecsényi-Szűcs Szilvia HR-vezetővel, valamint a Back Office csapattal, Tunczinger Attilával és Vilimek-Tiborfi Eszterrel.

Clarity Márciusban hazánkban is megjelent a koronavírus. Mik voltak az első intézkedések, amik bevezetésre kerültek a Clarity-ben, és mi a helyzet most a kijárási korlátozások idején?

Szilvia Az első időszakban kiemelt figyelmet fordítottunk kollégáink védelmére: az irodai higiénia érdekében antibakteriális fertőtlenítőszereket és szappanokat szereztünk be és hetente tájékoztató e-maileket küldtünk a kollégáknak, hogy hogyan tudják ők maguk minimalizálni a fertőződés veszélyt (pl. a kézfogás mellőzésével). A járvány előrehaladtával kértük kollégáinkat, hogy lehetőség szerint ne utazzanak külföldre, amennyiben ez nem volt megoldható, 2 hétig kötelezően otthonról kellett munkát végezniük a visszatérést követően.

A Clarity mindennapos működésében az ügyfelekkel/partnerekkel való folyamatos kapcsolattartás kritikus fontosságú. Ezért időben el kellett kezdenünk felépíteni azokat a folyamatokat, amik lehetővé tették, hogy a korlátozások bevezetését követően is viszonylag „döccenőmentesen” tudjuk folytatni a projektmunkáinkat. Ehhez egyrészt szükség volt a távoli munkavégzés infrastrukturális feltételeinek előzetes felülvizsgálatára, illetve ügyféloldalon infrastrukturális és operatív működési kérdések megoldására.

A home office elrendelése sajnos a kollégáink és az ügyfeleink biztonsága érdekében nem volt elkerülhető, de szerencsére mindenhol meg tudtuk teremteni azokat a kereteket, amik az ügyfeleink folyamatos kiszolgálását továbbra is lehetővé tették.

Megalakult a Clarity saját „Operatív Törzse”, mely heti két alkalommal ülésezik egy-egy virtuális meeting keretében. Szükségesnek éreztük, hogy az eseményeket folyamatosan nyomon követve a szükséges intézkedéseket a lehető legrövidebb idő alatt meg tudjuk hozni, ezáltal maximalizáljuk az adaptivitási képességünket. Folyamatosan tartjuk a kapcsolatot a kollégáinkkal is, hogy naprakész információkkal rendelkezzünk róluk, illetve bármilyen megoldandó probléma esetén segíthessük őket. Kiemelt figyelmet fordítunk a kisgyerekesekre, akik most extra terhelés alatt dolgoznak, illetve azokra, akik bármilyen szempontból veszélyeztetett csoportba tartoznak.

Az irodai működés is megváltozott a rendkívüli körülmények miatt. Ügyeleti rendben dolgoznak a kollégáim, hogy az üzletmenet folytonosságát fenntartsuk. Így a személyes találkozások minimalizálása mellett tudjuk biztosítani a megfelelő hátteret a működéshez.

Clarity Mennyi idő alatt sikerült átállni home office-ra? Adódtak-e nehézségek?

Attila Lényegében minden infrastrukturális feltétel adott volt már a távoli munkavégzéshez a „karanténos” időszak megkezdése előtt is, úgyhogy ez nem igazán okozott problémát. Ha voltak megoldandó feladatok, akkor az inkább a felhasználói képzésből (pl. a Microsoft Teams használata), illetve az otthoni munkavégzés lehetőségeinek megteremtéséből (pl. a kisgyermekes munkavállalóink munkakörnyezete) adódtak. De néhány napon belül minden „bejáratódott”.

Clarity Szilvia említette, hogy jelenleg irodai ügyelet működik a cégnél, mit jelent ez gyakorlatban?

Eszter Jelenleg az iroda rövidített nyitva tartással működik, egész pontosan munkanapokon reggel 9-től, délután 5-ig. Az irodai ügyeletet váltásokban minden nap 1 fő biztosítja. Ami a feladatokat illeti, szinte minden változatlan, fogadjuk a hívásokat, átvesszük a leveleket/csomagokat és ellátjuk a különböző háttérfeladatokat.

A rendezvényeink viszont teljesen átalakultak. Több tréninget és kisebb tudásmegosztót szerveztünk az első félévre. Általában a többnapos tréningeket külső helyszínre szoktuk szervezni, az egynapos tréningek/tudásmegosztók pedig házon belül kerülnek megrendezésre. Sajnos jelen helyzetben el kellett térnünk a megszokottól, ezért online térben lettek megtartva ezek a rendezvények.

Igazán nehéz megszokni azt, hogy ennyire üres a ház, túl nagy a csend. A parkolónk szinte teljesen üres minden nap. Két éve bemutatott parkolási rendszerünk viszont nem alszik, csak pihen és reményeink szerint hamarosan újra teljes gőzerővel működhet. 

Az egyik nagy változás a Clarity háza táján a kert. Pénzügyes kollégáinknak (Hajninak és Bélának) köszönhetően virágba borult a Clarity. Egy novemberi szombaton több, mint 200 darab virághagymát ültettek meglepetésből, amik mostanra teljes pompájukban díszítik a kertet. Reméljük jövőre minden kolléga gyönyörködhet a Clarity virágokban nap, mint nap.

Clarity Úgy hallottuk más változás is van a Clarity iroda életében, mesélnétek erről?

Attila Igen, egy nagy változás történik most a Clarity irodaházában. Egy régi vágyunkat váltjuk valóra és a teljes irodaház festése-mázolása zajlik jelen pillanatban is. A földszinten pedig a régi padlót varázsoljuk újjá, azaz a meglévő parkettát felcsiszoltatjuk, és újra lakkoztatjuk.
A felújítást egyébként is erre az időszakra terveztük és a koronavírusnak „köszönhetően” majdnem mindenki Home Officeban dolgozik, azaz az iroda még talán sosem volt ilyen üres.

Clarity Milyen változások történtek HR területen? Hogyan zajlanak most a felvételi interjúk?

Szilvia „Békeidőben” a toborzás-kiválasztás, a képzések tervezése, szervezése a két legfontosabb terület, ezzel kapcsolatos tevékenységek töltik ki a napjaim jelentős részét. Ebben a rendkívüli helyzetben más területek lettek fontosak, illetve számos munkajogi kérdés is felmerül, aminek után kell járni – nem is beszélve az újabb és újabb jogszabályokról. Szerencsés helyzetben vagyunk, főleg a kereskedelmi vagy turisztikai szektorral összehasonlítva, de azért a fókusz érezhetően máshol van, mint korábban.

A toborzási tevékenységünket ennek ellenére nem állítottuk le, folyamatosan zajlanak az interjúk, sőt két új kolléga is fog csatlakozni hozzánk hamarosan. Ennek az az oka, hogy egyrészt szeretnénk felkészülten várni az „újraindulást”, másrészt a jelenlegi helyzetben is adódnak újabb és újabb projektlehetőségek, amik megoldandó erőforrásigényeket támaszthatnak.

A kiválasztási folyamat természetesen átalakult: az interjúkat technikai eszközök segítségével a „virtuális térben” tartjuk meg. Személy szerint nekem ez nem teljesen új, korábban multinacionális közegben a földrajzi távolságok miatt már vittem végig olyan kiválasztási folyamatot, ami elejétől a végéig online zajlott. A jelenlegi helyzet azért más: a fiatalabb pályázóknak - tapasztalatom szerint - semmi gondot nem okoz sem a technika, sem a személyes kapcsolat hiánya -ez az ő természetes közegük. Találkoztam azonban olyan jelentkezővel is, akit érezhetően feszélyezett ez a helyzet – persze egy ilyen interjúhelyzet normál körülmények között is okozhat stresszt, hát még ha maga a közeg is idegen! Egy kis megértéssel és figyelemmel azonban jól oldhatóak, ezek a helyzetek és néha még vicces szituációk is alakulnak, amikor megtréfál a technika vagy a gyerekeim egy-egy interjú közepén. ?

Clarity Köszönjük Nektek az interjút! #vigyázzunkegymásra #ClarityOffice