Nagy András: CPS- Beszerzés támogatás

Clarity Mai interjú alanyunk Nagy András, akinek irányítása alatt létrejött egy rugalmas beszerzés támogató alkalmazás a beszerzési feladatok átfogó kezelésére, menedzselésére. Egy olyan platformra sikerült helyezni a beszerzési feladatok követését, amely jelentősen gyorsítja és pontosítja a munkát.

András Az eszköz kialakítása során törekedtünk arra, hogy a beszerzési feladatokat hatékonyan tudjuk támogatni. Célunk volt, hogy fedjünk le minden olyan tevékenységet, amely közvetlenül a beszerzéshez kapcsolódik, és adjunk egy olyan eszközt, amellyel a mindennapi munkavégzés könnyebbé, gördülékenyebbé válik.

Clarity  Honnan jött az ötlet, hogy alakítsátok ki a CPS rendszert?

András Tapasztalatunk szerint a beszerzések jogi-működési környezete meglehetősen komplex: a folyamatok összetettek, sok szabályozó van érvényben, nagyszámú dokumentációt kell kezelni és jelentős az adminisztráció. A tervezéstől a szerződéskötésig biztosítani kell a kontrollingot (jogi, pénzügyi, vezetői stb.), különböző adatszolgáltatásokat kell teljesíteni, és ehhez általában nagyon kevés IT támogatás áll rendelkezésre. Egy beszerzőnek menedzselnie kell a feladatokat, felelősöket és határidőket, amihez eszközt kívánunk nyújtani.

Clarity  Milyen előnyöket nyújt a felhasználóknak az új rendszer használata?

András A CPS bevezetése növeli a beszerzések terén:

-  a tervezhetőséget

-  a szabályozott működést

-  a gazdaságosságot

-  a hatékonyságot

-  a kontrollt

-  az információk napra készségét

A beszerzési folyamatokban különféle szakterületek képviselői vesznek részt, számukra az előbbiekben ismertetett előnyök különböző módon jelennek meg: pl. a jogi terület számára fontos a szabályozott működés és a jogi kontroll lehetősége, melyet a CPS work-flow kezelése tesz lehetővé. A pénzügy számára kritikusak a beszerzési információk, melyek a tervezéshez, a fedezetvizsgálathoz, a kötelezettségvállaláshoz és a gazdaságosság figyelemmel kíséréséhez kapcsolódnak. Számukra a folyamatba épített ellenőrzés lehetősége mellett a különböző riportok, információs képernyők nyújtanak támogatást. A beszerző számára pedig egyfajta management eszközként szolgál a rendkívül sokrétű feladatok elvégzéséhez.

Clarity  Egy mostanában nagyon népszerű low-coding platformot választottatok, az Effectort. Miért erre esett a választás?

András Fontos szempont volt, hogy a platformon történő fejlesztéshez szükséges tudás elsajátítható legyen. Ez mind számunkra, mind az ügyfelek számára olyan lehetőséget kínál, amivel elkerülhető a szállítói dead-lock. A low-coding előnye általában az, hogy gyorsabban előállítható a termék és a fenntartása is gazdaságosabb. Ezt tapasztalataink is igazolták: a CPS-ben megvalósított „gyári” funkciókból kiindulva az igények gyorsan felmérhetők és specifikálhatók (ez 1 modul esetén akár 1 hónap alatt is teljesíthető); mintegy 1-1,5 hónapos fejlesztéssel és testre szabással az ügyfélnek átadható modul hozható létre; a változtatás kérések költségigénye alacsonyabb, mint az egyedi fejlesztésű rendszerek esetében.

Clarity  Milyen beszerzési folyamatokat támogat a CPS?

András A beszerzések tervezését, a beszerzési igények szervezeten belüli jóváhagyását, a beszerzési és közbeszerzési eljárásokhoz kapcsolódó ajánlatkérői feladatok elvégzését, valamint a szerződéskötési és szerződésmódosítási igények jóváhagyását. E fő folyamatok és tevékenységek mentén alakítottuk ki a CPS különböző moduljait, így a Terv, az Igénykezelés, az Eljárás és a Szerződés modult. Fontos kiemelni, hogy a folyamatok mellett jelentős hangsúlyt helyeztünk arra is, hogy legyenek áttekinthető, könnyen kereshető nyilvántartások a rendszerben, így pl. lényeges eleme a megoldásunknak a szerződésnyilvántartó.

Clarity  Te miért ajánlanád az ügyfeleknek, mitől lesz nekik könnyebb a beszerzés folyamata?

András Mert az alábbi - egyébként elég gyakori - kérdések, ha fel is merülnek, a választ könnyebben meg tudják majd adni ?:

• Hol vannak ennek az ügynek az iratai?
• Kinél van a feladat? Miért van még nála?
• Hol tart a „…” beszerzésünk?
• Nem volt már hasonló tárgyú szerződésünk?
• Milyen szerződésünk volt már ezzel a partnerrel?
• Szabályzat szerint ki következik a „…” részleg után?

És természetesen azért, mert hiszünk abban, hogy hatékony támogatást biztosít az eszköz.

Clarity  Köszönjük András az interjút!

További kérdések esetén András az érdeklődők rendelkezésére áll a cps@clarity.hu email címen.